An eine neue Agentur übergeben

Worum es geht

Übergaben scheitern auf vorhersehbare Weise. Die Master kommen an, alle sind zufrieden, und ein halbes Jahr später braucht das neue Team eine textlose Fassung, eine Schriftlizenz oder das Kameraoriginal einer Einstellung — nichts davon existiert außerhalb einer Platte bei der alten Agentur. Ob der Kunde Anspruch auf diese Dateien hat, ist eine Vertragsfrage, die bei der Beauftragung hätte beantwortet werden müssen, nicht beim Abschied. Eine saubere Übergabe ist zugleich im eigenen Interesse: Die scheidende Agentur, die dokumentiert übergibt, wird weiterempfohlen und gelegentlich zurückgeholt.

Die Reihenfolge zählt mehr als die Werkzeuge. Wer einen Schritt überspringt, merkt das meist erst zwei Schritte später — und dann kostet die Korrektur ein Vielfaches.

Was hier anders läuft

Konkret heißt das in der Planung:

• Kläre zuerst die Rechtelage aus dem Vertrag: Master, Projektdateien, Kameraoriginale und Lizenzen sind vier getrennte Fragen
• Musik- und Stocklizenzen sind oft nicht übertragbar — prüf die Bedingungen, statt anzunehmen, die Datei wandere mit dem Film
• Schriften haben eigene Lizenzen und lassen sich häufig nicht einfach ins Projekt der nächsten Agentur kopieren
• Übergib Accounts und Kanäle durch Eigentumsübertragung, nie durch Weitergabe eines Passworts
• Eine Übergabe ohne schriftliches Inventar ist ein Haufen Dateien, und später weiß niemand, was gefehlt hat

Schritt für Schritt

In dieser Reihenfolge geht es am schnellsten:

1. Lies die Verträge, bevor du irgendetwas packst. Was dem Kunden gehört, was lizenziert war und was bei der Agentur bleibt, bestimmt den Inhalt der Übergabe und verhindert späteren Streit.
2. Schreib zuerst ein Inventar, dann pack Dateien. Liste jede Produktion mit Mastern, textlosen Fassungen, Projektdateien, Kameraoriginalen, Grafiken, Lizenzen und Einwilligungen — und pack gegen diese Liste.
3. Konsolidiere jedes Schnittprojekt, damit Medien, Grafiken und Schriften im Projektordner liegen, und notiere die Softwareversion. Ein Projekt, das niemand öffnen kann, ist kein Asset.
4. Trenne, was nicht übertragbar ist, und sag es ausdrücklich: nicht übertragbare Stocklizenzen, agentureigene Vorlagen, Schriften unter eigener Lizenz. Schweigen wird hier zum Rechtsproblem des Kunden.
5. Übertrag Kanal- und Toolzugänge über Eigentum statt über Zugangsdaten — Videoplattform, Analytics, Planungstools, Cloudspeicher — und entzieh dir selbst den Zugang, wenn es erledigt ist.
6. Ergänze das Arbeitswissen, das in keiner Datei steht: Markenentscheidungen und ihre Gründe, Ansprechpartner beim Kunden, Locations und ihre Zugangsregeln, und wer wofür eingewilligt hat.
7. Liefere auf physischen Medien oder über eine kontrollierte Übertragung mit Prüfsumme und lass den Empfang schriftlich bestätigen. Große Transfers scheitern lautlos und fallen Monate später auf.
8. Biete einen Übergabecall mit dem neuen Team an. Eine Stunde Kontext spart ihnen eine Woche und kostet dich den Ruf, den du sonst in der Nacherzählung verlierst.

Typische Stolperstellen

Was in der Praxis am häufigsten schiefgeht:

• Komprimierte Webdateien übergeben und das vollständiges Archiv nennen
• Eine Projektdatei weitergeben, deren Medien weiter auf eine Platte im eigenen Büro zeigen
• Passwörter teilen, statt das Eigentum an den Kanälen zu übertragen
• Bei der Übergabe feststellen, dass die Musiklizenzen nie beim Kunden lagen

Mit TillyGen

Briefings, Shotlists, Drehpläne und Beteiligtenlisten in TillyGen gehören zur Übergabe — das neue Team erbt, wie die Produktionen wirklich organisiert waren, nicht nur die fertigen Dateien.

Ändert sich eine Randbedingung, wandern die Folgen durch den ganzen Plan: betroffene Einstellungen werden markiert, die Disposition wird neu erzeugt, und niemand arbeitet weiter mit einer Fassung von gestern.