Eine Produktion archivieren

Worum es geht

Die Anfrage nach Wiederverwendung kommt immer, meist ein Jahr später und meist dringend: Wir brauchen dreißig Sekunden aus dem Fabrikdreh. Ob das zwanzig Minuten oder zwei Tage dauert, entscheidet nicht die Menge des Gespeicherten, sondern seine Struktur. Ein funktionierendes Archiv hat einen vorhersehbaren Ordneraufbau, Dateinamen, die Inhalt beschreiben, eine Kopie der fertigen Master, die Projektdatei samt Medien und die Papiere — Lizenzen, Einwilligungen, das freigegebene Skript. Was es bewusst nicht hat, ist jeder verworfene Take jedes Setups, aufbewahrt aus schlechtem Gewissen statt aus Zweck.

Die Reihenfolge zählt mehr als die Werkzeuge. Wer einen Schritt überspringt, merkt das meist erst zwei Schritte später — und dann kostet die Korrektur ein Vielfaches.

Was hier anders läuft

Konkret heißt das in der Planung:

• Halte dich an das Drei-zwei-eins-Prinzip: drei Kopien, zwei verschiedene Medien, eine davon außer Haus
• Selects und Kameraoriginale des verwendeten Materials lohnen die Aufbewahrung; vierzig misslungene Takes desselben Satzes nicht
• Leg Lizenzen, Einwilligungen und Drehgenehmigungen zum Material, nicht in ein Postfach
• Personenbezogene Daten haben eine Aufbewahrungsgrenze — kenn den Zeitpunkt, an dem Gesichter und Namen gelöscht werden müssen, und notier ihn im Archiv
• Teste einmal im Jahr eine Rücksicherung; ein ungetestetes Backup ist ein Glaube, kein Backup

Schritt für Schritt

In dieser Reihenfolge geht es am schnellsten:

1. Entscheide den Archivumfang, solange das Projekt offen ist, nicht Monate später. Was bleibt, ist eine Projektentscheidung mit Kosten — und einmal getroffen ist sie deutlich billiger.
2. Bau eine konsistente Ordnerstruktur je Produktion: Originale, Ton, Grafik, Projektdateien, Master, Deliverables, Dokumente. Gleiche Namen, gleiche Reihenfolge, bei jedem Projekt, dauerhaft.
3. Konsolidiere das Schnittprojekt, damit jede genutzte Mediendatei im Projektordner liegt. Ein Projekt, das auf Medien auf irgendeinem Schreibtisch verweist, öffnet auf keinem anderen Rechner.
4. Exportiere Master und textlose Fassungen als Dateien ins Archiv, nicht als Link auf einen Cloud-Ordner, dessen Abo irgendwann nicht mehr bezahlt wird.
5. Sammle die Papiere in einem Dokumentenordner: Musiklizenzen, Einwilligungen, Drehgenehmigungen, das freigegebene Skript und die Freigabemail mit ihrer Versionsnummer.
6. Schreib eine kurze Liesmich auf oberster Ebene: was die Produktion war, wann gedreht wurde, wer beteiligt war, was in welchem Ordner liegt und welche Datei das finale Master ist.
7. Wende die Drei-zwei-eins-Regel an und notiere, wo die Kopien liegen. Ein Archiv, dessen zweite Kopie eine unauffindbare Platte ist, hat eine Kopie und ein optimistisches Etikett.
8. Setz ein Prüfdatum. Speicher kostet Geld und personenbezogene Daten haben rechtliche Grenzen — entscheide vorab, wann ausgedünnt, migriert oder gelöscht wird.

Typische Stolperstellen

Was in der Praxis am häufigsten schiefgeht:

• Alles archivieren, weil Entscheiden schwerer wirkte als eine weitere Platte zu kaufen
• Die Projektdatei aufheben, ohne die Medien zu konsolidieren, auf die sie zeigt
• Lizenzen und Einwilligungen in einem Postfach lagern, das mit der Person geht, die sie bekommen hat
• Genau in dem Moment merken, dass die Backup-Platte unlesbar ist, in dem sie gebraucht wird

Mit TillyGen

Shotlists, Dispos, Drehplan und Beteiligtenliste aus TillyGen gehören als Dokumente ins Archiv — sie erklären ein Jahr später, was wo, mit wem und unter welcher Genehmigung gedreht wurde.

Ändert sich eine Randbedingung, wandern die Folgen durch den ganzen Plan: betroffene Einstellungen werden markiert, die Disposition wird neu erzeugt, und niemand arbeitet weiter mit einer Fassung von gestern.