Eine Filmcrew buchen

Worum es geht

Gute Freelancer sind Wochen im Voraus ausgebucht, was die Crew-Zusammenstellung zu einem Reihenfolge-Problem macht: Termine gehen früh als Optionen raus, Schlüsselrollen werden zuerst gebucht, und deren Empfehlungen füllen die restlichen Stühle mit Menschen, die schon gut zusammenarbeiten. Das Konditionsgespräch gehört an die Buchung, nicht an die Rechnung — Tagessatz und seine Stunden, Überstundenregel, Reisen, Kit-Gebühren. Die letzte Zutat ist das Briefing-Paket: Eine Crew, die Treatment, Shotlist und Drehplan gelesen hat, kommt am ersten Tag als Team; eine Crew, die nur den Call kennt, kommt als Fremde mit Kisten.

Die Reihenfolge zählt mehr als die Werkzeuge. Wer einen Schritt überspringt, merkt das meist erst zwei Schritte später — und dann kostet die Korrektur ein Vielfaches.

Was hier anders läuft

Konkret heißt das in der Planung:

• Die Buchungsreihenfolge ist der Hebel: Schlüsselrollen zuerst, deren Netzwerke danach, die restlichen Lücken zuletzt.
• Eine Option ist eine Höflichkeit mit Ablaufdatum, keine Buchung — gebucht ist nur, was schriftlich bestätigt wurde.
• Konditionen bei der Buchung — Satz, Stunden, Überstunden, Kit-Gebühren — kosten einen Satz; Konditionen bei der Rechnung kosten die Beziehung.
• Das Paket vor dem Dreh entscheidet, ob Tag eins als Team startet oder als Vorstellungsrunde.

Schritt für Schritt

In dieser Reihenfolge geht es am schnellsten:

1. Leite die Crew-Liste aus der Ambition der Shotlist ab, nicht aus Gewohnheit: Was braucht dieser Film an jedem Tag, und welche Doppelrolle bleibt realistisch, ohne Menschen zu verheizen.
2. Buche die Schlüsselrollen zuerst — DP und Ton verankern die Kette — und frag sie nach Empfehlungen; Netzwerke schlagen kalte Listen bei Verlässlichkeit immer dann, wenn es zählt.
3. Setze Optionen früh mit ehrlichen Informationen: Termine, Ort, absehbare Stunden, Satz-Rahmen. Eine vage Option wird als Erste freigegeben, wenn ein besseres Angebot landet.
4. Wandle Optionen in schriftliche Bestätigungen um, sobald Termine fest werden, und gib frei, was du nicht nutzt — der Markt merkt sich, wer Leute leichtfertig blockiert.
5. Fixiere Konditionen schriftlich bei der Buchung: Tagessatz und die Stunden, die er deckt, Überstundenregeln, Reise und Unterkunft, Kit-Gebühren, Rechnungsweg.
6. Verschicke das Paket vor dem Dreh: Treatment, Shotlist, Drehplan, Kontaktliste, Motiv-Notizen. Wer den Film kennt, dreht schneller als wer nur die Call-Zeit kennt.
7. Bestätige am Vortag mit reiner Logistik — Call, Adresse, Parken, Wetternotiz — und einer Telefonnummer, die um 06:30 wirklich abnimmt.

Typische Stolperstellen

Was in der Praxis am häufigsten schiefgeht:

• Auf jeden Stuhl Juniors buchen, um Sätze zu sparen — und die Differenz in zusätzlichen Takes und Stunden bezahlen.
• Optionen nie umwandeln oder freigeben, sodass die Besten deine Termine leise gegen festere tauschen.
• Überstundenregeln um 19:30 am Drehtag erfinden, vor den Augen des Kunden.

Mit TillyGen

Der TillyGen-Drehplan zeigt, wer an welchem Tag gebraucht wird, bevor jemand gebucht ist — Optionen gehen mit echten Terminen raus, und die Crew-Liste folgt dem Plan, statt ihn zu erraten.

Ändert sich eine Randbedingung, wandern die Folgen durch den ganzen Plan: betroffene Einstellungen werden markiert, die Disposition wird neu erzeugt, und niemand arbeitet weiter mit einer Fassung von gestern.