TillyGen und HubSpot

Eine Produktion beginnt als Deal: Pipeline-Stufen, Angebote, ein Abschlussdatum. HubSpot verwaltet dieses Leben; TillyGen übernimmt in dem Moment, in dem aus dem Deal ein Dreh wird, der geplant werden muss.

Worum es geht

HubSpot ist das CRM vieler Studios und Agenturen: Kontakte, Firmen, Deals auf Pipeline-Stufen, Mails an Datensätzen protokolliert. Der gefährliche Moment ist die Übergabe — Sales schließt einen Video-Deal, und aus dem Versprochenen muss das Produzierte werden. Der Workflow verankert diese Übergabe am Deal-Datensatz: Das Briefing, das Sales gesammelt hat, speist TillyGen, der entstandene Plan kehrt als PDF-Anhang an den Deal zurück, und die Liefertermine im CRM zitieren den Drehplan statt den Optimismus eines Verkäufers. Kommt der Kunde später für den nächsten Film wieder, weiß der Datensatz noch, was letztes Mal geplant und geliefert wurde.

Eine Integration ist dann gut, wenn niemand mehr über sie spricht: Die Daten liegen dort, wo sie gebraucht werden, ohne dass jemand exportiert.

Was hier anders läuft

Konkret heißt das in der Planung:

  • Der Deal-Datensatz trägt das Planungs-PDF als Anhang — Account und Produktion lesen dieselbe Zusage
  • In HubSpot eingetragene Liefertermine stammen vom TillyGen-Drehplan ab — Sales verspricht keine Daten mehr, die der Plan nicht halten kann
  • Über die TillyGen-API und eine Automatisierungsschicht kann ein Deal auf „gewonnen„ die Planungs-Kickoff-Benachrichtigung auslösen
  • Wiederkehrende Kunden starten mit Geschichte: Der Plan der letzten Produktion am alten Deal verkürzt das nächste Briefing

Schritt für Schritt

In dieser Reihenfolge geht es am schnellsten:

  1. Strukturiere die Discovery-Notizen des Deals als Briefing-Input — was Sales über Ziele, Zielgruppe und Budget lernt, ist Planungsrohstoff.
  2. Eröffne beim Abschluss die Produktion in TillyGen aus diesem Briefing und plane, bis Drehplan und Liefertermine verteidigbar sind.
  3. Hänge das exportierte Plan-PDF an den Deal-Datensatz und korrigiere die CRM-Liefertermine auf den Stand des Drehplans.
  4. Halte den Datensatz durch die Produktion ehrlich: Meilenstein-PDFs ersetzen ihre Vorgänger, Terminänderungen aktualisieren den Deal am selben Tag.
  5. Schließe bei Ablieferung den Kreis — finaler Plan und gelieferte Assets am Datensatz referenziert, bereit fürs Folgegeschäft.

Typische Stolperstellen

Was in der Praxis am häufigsten schiefgeht:

  • Sales verspricht im CRM einen Liefertermin, den nie ein Drehplan bestätigt hat — die Produktion erbt eine Deadline, der sie nie zugestimmt hat
  • Die Übergabe passiert in einem Call ohne Artefakt: Drei Wochen später erinnern Sales und Produktion zwei verschiedene Filme

Mit TillyGen

HubSpot gehört die Kundenbeziehung; TillyGen, was darin produziert wird. Das angehängte Plan-PDF ist der Vertrag zwischen beiden — und jedes Datum im CRM führt auf den Drehplan zurück.

Ändert sich eine Randbedingung, wandern die Folgen durch den ganzen Plan: betroffene Einstellungen werden markiert, die Disposition wird neu erzeugt, und niemand arbeitet weiter mit einer Fassung von gestern.

Häufige Fragen

Kann ein gewonnener Deal die Planung automatisch starten?

Mit einer Automatisierungsschicht zwischen HubSpot und der TillyGen-API kann ein Stufenwechsel Benachrichtigungen oder Kickoff-Schritte auslösen. Den Plan selbst bauen weiterhin Menschen — aus dem Briefing.

Was soll Sales vom Plan sehen können?

Das angehängte PDF und die Liefertermine — genug, um Kundenfragen korrekt zu beantworten. Der Arbeitsplan bleibt in TillyGen, wo Änderungen kontrolliert ablaufen.

Wie lange dauert die Einarbeitung in TillyGen?

Ein erstes Projekt lässt sich in unter einer Stunde anlegen. Es gibt keine Einrichtungsphase, in der erst Vorlagen und Felder konfiguriert werden müssen, bevor das Werkzeug etwas ausgibt.

Lassen sich die Ergebnisse exportieren?

Ja — als PDF für die Crew, als CSV für nachgelagerte Systeme und über die API für alles Automatisierte. Der Plan bleibt dabei die Quelle; die Exporte sind Ansichten davon.