Produktionsbudget-Vorlage

Eine Produktionskalkulation ist der Film in Geld übersetzt — und sie ist nur so ehrlich wie der Auszug darunter.

Worum es geht

Zwei Zahlen bestimmen jede Produktion: was sie kostet und was angeboten wurde. Die Kalkulationsvorlage sorgt dafür, dass sich beide nicht erst bei der Schlussrechnung als Fremde begegnen. Ihre Struktur folgt dem Weg des Geldes: Konzeption und Vorbereitung, Crew-Gagen, Technik, Motive, Reise, Postproduktion. Jede Zeile ist Einheit mal Menge mal Satz, nie ein Klumpen, der Rückfragen abwehrt. Annahmen stehen im Dokument selbst — welches Wetterrisiko, welche Überstundenregel — denn eine Zahl ohne ihre Annahmen ist nur eine Stimmung mit Nachkommastellen.

Die Vorlage ist der Ausgangspunkt, nicht das Ziel: Sobald sie zweimal von Hand ausgefüllt wurde, lohnt sich die Frage, ob das Dokument nicht aus dem Plan entstehen sollte.

Was hier anders läuft

Konkret heißt das in der Planung:

  • Blöcke entlang der Produktionsphasen — Entwicklung, Dreh, Post — damit jede Kundenfrage auf einen Abschnitt trifft statt auf eine Suche
  • Positionen als Einheit, Menge und Satz, was Verhandlungen zu Gesprächen über Umfang macht statt zu Gesprächen über Vertrauen
  • Die Reserve als eigene sichtbare Zeile, bemessen am Risiko des Drehs, nie in aufgepolsterte Tagessätze geschmuggelt
  • Ein Annahmen-Block, der benennt, was die Zahlen voraussetzen — Drehtage, Überstundenregel, Wetterrisiko — plus Versionskopf mit Nummer und Datum

Schritt für Schritt

In dieser Reihenfolge geht es am schnellsten:

  1. Zerlege das Projekt, bevor du irgendetwas bepreist: Setups, Drehtage, Motive und Post-Umfang kommen zuerst, Zahlen danach.
  2. Trag Sätze aus bestätigten Buchungen und Verleih-Angeboten ein, nicht aus der Erinnerung daran, was die Dinge letztes Jahr kosteten.
  3. Bau jeden Block von unten nach oben, summiere ihn und halte die Gesamtsumme gegen die Drehtage, die der Drehplan wirklich zeigt.
  4. Setz die Reserve als offene Zeile an und bemiss sie am konkreten Risiko — Außenmotive, Tiere, fahrende Fahrzeuge erhöhen sie, ein Studiotag nicht.
  5. Schreib den Annahmen-Block: was an einem Wettertag passiert, wann Überstunden beginnen, was der Kunde kostenfrei stellt.
  6. Versioniere das Dokument in dem Moment, in dem sich der Umfang ändert, behalte jede Version und vergleiche am Ende die Ist-Kosten dagegen — dieser Vergleich ist die Genauigkeit des nächsten Jahres.

Typische Stolperstellen

Was in der Praxis am häufigsten schiefgeht:

  • Die Reserve in gepolsterten Positionen verstecken, wodurch jede Zeile verhandelbar wird und die Reserve unsichtbar
  • Die Postproduktion als Fußnote behandeln und im Schnitt merken, dass der Film halb finanziert ist
  • Eine korrigierte Summe ohne Versionsnummer verschicken, sodass niemand weiß, welches Versprechen gerade gilt

Mit TillyGen

TillyGen liefert deiner Kalkulation das Fundament: Aus dem Briefing entstehen Setup-Zahl und Tagesstruktur, bevor du anbietest — jede Zahl im Blatt hat damit einen Plan hinter sich.

Ändert sich eine Randbedingung, wandern die Folgen durch den ganzen Plan: betroffene Einstellungen werden markiert, die Disposition wird neu erzeugt, und niemand arbeitet weiter mit einer Fassung von gestern.

Häufige Fragen

Wie groß sollte die Reserve-Zeile sein?

Am Risiko bemessen und offen ausgewiesen. Ein kontrollierter Studiotag braucht weniger als ein Küstenmotiv mit Drohne. Entscheidend ist, dass sie als sichtbare Zeile existiert, nicht als heimliche Polsterung.

Wann braucht die Kalkulation eine neue Version?

Sobald sich der Umfang bewegt: ein Motiv dazu, ein Drehtag gestrichen, ein Lieferformat geändert. Neu ausgeben mit Nummer und Datum — und die alte Version behalten, denn sie dokumentiert, worauf das frühere Versprechen gebaut war.

Wie lange dauert die Einarbeitung in TillyGen?

Ein erstes Projekt lässt sich in unter einer Stunde anlegen. Es gibt keine Einrichtungsphase, in der erst Vorlagen und Felder konfiguriert werden müssen, bevor das Werkzeug etwas ausgibt.

Lassen sich die Ergebnisse exportieren?

Ja — als PDF für die Crew, als CSV für nachgelagerte Systeme und über die API für alles Automatisierte. Der Plan bleibt dabei die Quelle; die Exporte sind Ansichten davon.