TillyGen und Microsoft Teams

Wo das Unternehmen auf Microsoft 365 läuft, spricht die Produktion in Teams. Der Plan aus TillyGen kommt als Datei in den Kanal — und landet technisch in SharePoint, was wichtiger ist, als es klingt.

Worum es geht

Microsoft Teams bündelt Chat, Meetings und Dateien für Organisationen in Microsoft 365. Für eine interne Videoproduktion heißt das: Im Kanal treffen sich Marketing, Kommunikation und Videoteam, die Freigabe passiert im angesetzten Meeting mit dem Plan auf dem Bildschirm, und jede in den Kanal geladene Datei liegt technisch in der SharePoint-Site des Teams. TillyGen liefert die Dokumente, die diese Maschinerie bewegt — Drehplan, Shotlist und Dispo als PDF — während die Planlogik außerhalb des Microsoft-Stacks bleibt, im Werkzeug, das dafür gebaut ist.

Eine Integration ist dann gut, wenn niemand mehr über sie spricht: Die Daten liegen dort, wo sie gebraucht werden, ohne dass jemand exportiert.

Was hier anders läuft

Konkret heißt das in der Planung:

  • Der Dateien-Tab des Kanals ist darunter eine SharePoint-Bibliothek — Berechtigungen und Versionierung folgen Regeln, die die IT längst gesetzt hat
  • Freigabetermine laufen in Teams mit dem exportierten Drehplan-PDF am geteilten Bildschirm — die Entscheidung landet in der Meeting-Notiz und danach im Plan
  • Ein Teams-Workflow mit Incoming Webhook kann Planänderungen im Kanal ankündigen, wenn er an die TillyGen-API angebunden ist
  • Die im Kanal gepostete Dispo erreicht Kollegen, die nie ein Produktionswerkzeug installieren würden

Schritt für Schritt

In dieser Reihenfolge geht es am schnellsten:

  1. Richte einen Kanal für die Produktion im bestehenden Team ein — Mitgliedschaft und Berechtigungen werden geerbt statt neu gebaut.
  2. Lade die TillyGen-Exporte in den Dateien-Tab — ein Ordner, stabile Dateinamen, und die SharePoint-Versionshistorie hält die älteren Stände.
  3. Führe Freigaben als Teams-Meetings mit dem Drehplan-PDF am Bildschirm; schreib das Ergebnis in die Meeting-Notiz und danach in TillyGen.
  4. Poste Planänderungen als Kanalnachricht mit frischem Export im Anhang, damit Update und Dokument zusammen ankommen.
  5. Verbinde für wiederkehrende Updates die TillyGen-API mit einem Teams-Workflow-Webhook — der Kanal meldet Änderungen dann ohne manuelle Posts.

Typische Stolperstellen

Was in der Praxis am häufigsten schiefgeht:

  • Die Dispo kursiert in Privatchats statt im Kanal — die Datei existiert viermal, dreimal davon veraltet
  • Eine im Meeting mündlich erteilte Freigabe, die nie festgehalten wurde: Zwei Wochen später kann niemand belegen, welche Drehplan-Version freigegeben war
  • Exporte ins persönliche OneDrive statt in den Kanal geladen, wo die Team-Berechtigungen nicht hinreichen

Mit TillyGen

Teams bewegt die Dokumente und beherbergt die Entscheidungen; TillyGen behält den Plan, aus dem sie stammen. Jede freigegebene Änderung hat zwei Adressen: die Meeting-Notiz, die sie festhält, und den Plan, der sie umsetzt.

Ändert sich eine Randbedingung, wandern die Folgen durch den ganzen Plan: betroffene Einstellungen werden markiert, die Disposition wird neu erzeugt, und niemand arbeitet weiter mit einer Fassung von gestern.

Häufige Fragen

Wo liegen Dateien aus einem Teams-Kanal wirklich?

In der SharePoint-Site hinter dem Team. Das ist eine gute Nachricht: Versionierung, Berechtigungen und Aufbewahrung folgen Firmenregeln, ohne dass die Produktion etwas aufsetzen muss.

Wie bekommt die Crew außerhalb der Firma die Dispo?

Gastzugang in Teams, wenn die IT ihn erlaubt — sonst das PDF aus TillyGen exportieren und über einen Kanal schicken, den Externe ohnehin nutzen. Entscheide das in der Vorbereitung, nicht am Drehmorgen.

Wie lange dauert die Einarbeitung in TillyGen?

Ein erstes Projekt lässt sich in unter einer Stunde anlegen. Es gibt keine Einrichtungsphase, in der erst Vorlagen und Felder konfiguriert werden müssen, bevor das Werkzeug etwas ausgibt.

Lassen sich die Ergebnisse exportieren?

Ja — als PDF für die Crew, als CSV für nachgelagerte Systeme und über die API für alles Automatisierte. Der Plan bleibt dabei die Quelle; die Exporte sind Ansichten davon.