TillyGen und Outlook-Kalender

Im Konzern existiert ein Termin erst als Outlook-Einladung. Drehtage aus dem TillyGen-Drehplan werden deshalb zu Einladungen — mit Räumen, Ressourcen und Pflichtteilnehmern.

Worum es geht

Der Outlook-Kalender ist die Terminmaschinerie Microsoft-geprägter Unternehmen: Einladungen, die Antworten verlangen, Besprechungsräume als buchbare Ressourcen, Assistenzen, die Führungs-Wochen verwalten. Ein Inhouse-Dreh muss durch diese Maschinerie hindurch — das Studio ist eine buchbare Ressource, der Interview-Slot der Geschäftsführung konkurriert mit Vorstandsterminen, und das Facility-Team will einen Kalendereintrag sehen, bevor es irgendetwas aufschließt. Der TillyGen-Drehplan bleibt die Quelle der Daten; Outlook macht aus jedem Drehtag eine Einladung mit den richtigen Personen und Räumen. Klassisches Outlook nimmt bei großen Stapeln auch einen CSV-Import von Terminen an.

Eine Integration ist dann gut, wenn niemand mehr über sie spricht: Die Daten liegen dort, wo sie gebraucht werden, ohne dass jemand exportiert.

Was hier anders läuft

Die Punkte, an denen sich das von anderen Fällen unterscheidet:

  • Jeder Drehtag wird eine Outlook-Einladung mit Pflicht- und optionalen Teilnehmern aus der Crew-Liste der Dispo
  • Studio, Besprechungsräume und Firmenwagen werden als Ressourcen derselben Einladung gebucht — genau so erfährt es das Facility-Team
  • Interview-Slots der Führungsebene laufen über deren Assistenz — die Einladung trägt den Planlink, damit die Assistenz Rückfragen beantworten kann
  • Bei langen Terminserien lädt der CSV-Import des klassischen Outlook den ganzen Drehplan-Stapel auf einmal

Schritt für Schritt

In dieser Reihenfolge geht es am schnellsten:

  1. Fixiere zuerst den Drehplan in TillyGen — Einladungen auf Entwurfsbasis erziehen das Unternehmen dazu, deine Einladungen zu ignorieren.
  2. Erstelle eine Einladung pro Drehtag, Teilnehmer aus der Dispo, und buche Studio und Räume als Ressourcen im selben Eintrag.
  3. Leite Auftritte der Führungsebene früh über deren Assistenz, mit Planlink im Anhang — diese Kalender füllen sich Monate im Voraus.
  4. Beobachte die Antworten: Ein absagender Pflichtteilnehmer ist ein Planungsproblem und geht zurück nach TillyGen, nicht ins Wunschdenken.
  5. Aktualisiere bei Drehplanänderungen die bestehenden Einladungen, statt neue zu verschicken — der Update-Verlauf hält die Historie an einem Ort.

Typische Stolperstellen

Was in der Praxis am häufigsten schiefgeht:

  • Bei jeder Änderung neue Einladungen statt Updates — Teilnehmer halten jetzt drei konkurrierende Versionen von Drehtag zwei
  • Die Raum-Ressource wurde nie gebucht, weil die Einladung nur an Personen ging — zur Call-Zeit tagt im Studio der Vertrieb
  • Absagen stillschweigend hingenommen: Der Drehplan rechnet weiter mit einer Person, deren Kalender vor zwei Wochen Nein sagte

Mit TillyGen

TillyGen gehören die Termine und ihre Gründe; Outlook ihre Durchsetzung in der Konzernwoche. Jede Antwort, die den Plan gefährdet, kehrt als Planungsfrage nach TillyGen zurück, wird dort entschieden — und spiegelt sich dann in einer aktualisierten Einladung.

Ändert sich eine Randbedingung, wandern die Folgen durch den ganzen Plan: betroffene Einstellungen werden markiert, die Disposition wird neu erzeugt, und niemand arbeitet weiter mit einer Fassung von gestern.

Häufige Fragen

Wie kommen viele Drehtermine nach Outlook, ohne jeden einzeln zu tippen?

Klassisches Outlook importiert Termine aus einer CSV-Datei — exportiere die Drehplan-Daten aus TillyGen, richte die Spalten einmal ein, und der Stapel landet im Kalender. Einzelne Tage sind als Einladung schneller getippt.

Wer pflegt die Einladungen, wenn der Plan sich verschiebt?

Dieselbe Person, die den Drehplan pflegt. Ein Verantwortlicher für beides verhindert den klassischen Konzernfehler: ein geänderter Plan und vierzig unveränderte Kalender.

Wie lange dauert die Einarbeitung in TillyGen?

Ein erstes Projekt lässt sich in unter einer Stunde anlegen. Es gibt keine Einrichtungsphase, in der erst Vorlagen und Felder konfiguriert werden müssen, bevor das Werkzeug etwas ausgibt.

Lassen sich die Ergebnisse exportieren?

Ja — als PDF für die Crew, als CSV für nachgelagerte Systeme und über die API für alles Automatisierte. Der Plan bleibt dabei die Quelle; die Exporte sind Ansichten davon.