Produktionshandbuch-Vorlage

Worum es geht

Während eine Dispo einen Tag beschreibt und eine Stabliste Personen auflistet, beschreibt das Handbuch, wie das Projekt über seine gesamte Laufzeit funktioniert. Es entsteht einmal am Anfang und lohnt sich bei jeder Produktion, die lang genug ist, dass laufend Menschen dazukommen: Wer in Woche drei anfängt, sollte Spesenregel, Datenübergabe und die Person, die Überstunden freigibt, finden, ohne jemanden zu unterbrechen. Seine eigentliche Funktion ist das Weiterleiten von Entscheidungen. Die meisten Verzögerungen am Set entstehen nicht, weil eine Antwort fehlt, sondern weil niemand weiß, wer sie geben darf.

Die Vorlage ist der Ausgangspunkt, nicht das Ziel: Sobald sie zweimal von Hand ausgefüllt wurde, lohnt sich die Frage, ob das Dokument nicht aus dem Plan entstehen sollte.

Was hier anders läuft

Die Punkte, an denen sich das von anderen Fällen unterscheidet:

• Eine Entscheidungskarte: Welche Funktion gibt Ausgaben, Überstunden, Planänderungen und kreative Abweichungen frei — und wer vertritt sie, wenn sie nicht erreichbar ist
• Kommunikationsregeln je Kanal — was in die Gruppe gehört, was per Mail laufen muss und was nur auf der Dispo gilt
• Fristen für Unterlagen: wann Stundenzettel, Belege, Einverständniserklärungen und Berichte fällig sind und bei wem sie tatsächlich landen
• Die Geldregeln, nach denen alle fragen: Spesen, Tagegeld, Reisebuchungen, was vorab genehmigt werden muss und wie Belege eingereicht werden
• Dauerhafte Regeln zu Sicherheit, Daten und Verhalten, die an jedem Drehtag unabhängig vom Motiv gelten, inklusive Ansprechperson bei Vorfällen

Schritt für Schritt

In dieser Reihenfolge geht es am schnellsten:

1. Sammle die Fragen, die das Produktionsbüro im letzten Projekt telefonisch beantwortet hat — diese Liste ist das Inhaltsverzeichnis, das du wirklich brauchst.
2. Schreib zuerst die Entscheidungskarte und lass sie von den darin genannten Personen bestätigen: Eine unbestätigte Zuständigkeit ist schlimmer als keine.
3. Setz eine Regel je Kanal und halte sie kurz genug, dass man sie behält — eine Regel, die einen Absatz braucht, wird in Woche zwei gebrochen.
4. Ergänze die Fristen für Unterlagen mit dem Namen der empfangenden Person statt der Abteilung, damit nichts in einem herrenlosen Postfach landet.
5. Schreib den Geldteil in den Worten, in denen gefragt wird, und leg ein Beispiel für einen korrekt eingereichten Beleg dazu.
6. Gib es bei der Buchung aus, nicht am ersten Drehtag, und lass jede Gewerkeleitung die sie betreffenden Teile bestätigen.
7. Führ vorne eine Änderungshistorie und verschick das ganze Dokument neu, statt Ergänzungen als Nachrichten zu streuen.

Typische Stolperstellen

Was in der Praxis am häufigsten schiefgeht:

• Ein Handbuch für eine Prüfung geschrieben statt für die Produktionsassistenz: vollständig, korrekt und nie geöffnet
• Abteilungen statt Personen benennen — jede Frist hat damit theoretisch eine Empfängerin und praktisch keine
• Regeln, die der Dispo widersprechen: Danach vertraut die Crew keinem der beiden Dokumente
• Keine Änderungshistorie, dafür drei Versionen im Umlauf mit unterschiedlichen Spesenregeln

Mit TillyGen

Genau die Teile eines Handbuchs, die ständig veralten — Kontakte, Termine, wer wann gebraucht wird — kommen bei TillyGen aus dem Plan: Die geschriebenen Regeln bleiben kurz, die beweglichen Angaben bleiben aktuell.

Ändert sich eine Randbedingung, wandern die Folgen durch den ganzen Plan: betroffene Einstellungen werden markiert, die Disposition wird neu erzeugt, und niemand arbeitet weiter mit einer Fassung von gestern.