Archivierungs-Checkliste

Worum es geht

Die Archiventscheidung trifft meist niemand — so bezahlen Produktionen Speicher, den sie nicht nutzen können. Alles behalten klingt sicher und ist die teuerste Variante; nur den Master behalten klingt schlank, bis eine Kürzung angefragt wird und die Projektdatei weg ist. Die realistische Mitte ist eine bewusste Auswahl: die fertigen Master samt textfreier Fassungen, die Projektdateien mit dem Material, auf das sie verweisen, die Rechteunterlagen, die den erlaubten Rahmen definieren, und genug Metadaten, damit auch Fremde einen Shot finden. Ein Archiv unterscheidet sich von einem Stapel Platten dadurch, dass jemand einmal daraus zurückgespielt hat.

Die Vorlage ist der Ausgangspunkt, nicht das Ziel: Sobald sie zweimal von Hand ausgefüllt wurde, lohnt sich die Frage, ob das Dokument nicht aus dem Plan entstehen sollte.

Was hier anders läuft

Konkret heißt das in der Planung:

• Die gestufte Behalten-Liste: gelieferte Master und textfreie Fassungen, Projektdateien mit referenziertem Material, ausgewähltes Rohmaterial — und was bewusst gelöscht wird
• Medien und Orte mit mindestens zwei unabhängigen Kopien an verschiedenen Stellen, dazu die Notiz, in welchem Format jede Kopie geschrieben ist
• Rechte und Unterlagen neben dem Material: Einverständniserklärungen, Lizenzen, Cue Sheet, Lieferspezifikation und die unterschriebene Freigabe
• Ein Metadaten- und Ordnerstandard, der ohne die Person funktioniert, die ihn gebaut hat, inklusive einer schlichten Readme mit Projekt, Daten und Inhalt
• Aufbewahrungs- und Prüftermine: wann jeder Posten wieder angesehen wird und wessen Budget den Speicher bis dahin trägt

Schritt für Schritt

In dieser Reihenfolge geht es am schnellsten:

1. Warte, bis die Auslieferung bestätigt und die Freigabe unterschrieben ist, und entscheide die Behalten-Liste dann bewusst, statt Platten einfach liegen zu lassen.
2. Konsolidiere das Projekt: Sammle das Schnittprojekt mit dem referenzierten Material, damit es sich später ohne Suche nach verlorenen Verknüpfungen öffnet.
3. Schreib zuerst die Master und die textfreien Fassungen weg — sie werden am häufigsten angefragt und sind am schwersten neu zu bauen.
4. Leg die Unterlagen ins selbe Archiv wie das Material — Lizenzen, Einverständniserklärungen, Cue Sheet, Spezifikation und Freigabe — denn Rechtefragen kommen ohne das Material.
5. Schreib mindestens zwei Kopien auf unabhängige Medien an verschiedenen Orten und halte fest, welche Kopie wo liegt.
6. Leg eine Readme als reinen Text dazu, mit Projekt, Daten, Inhalt und verwendeten Softwareversionen — geschrieben für jemanden, der nicht dabei war.
7. Spiel eine Stichprobe aus dem fertigen Archiv zurück und öffne sie: Ein ungetestetes Archiv ist eine Hoffnung, kein Backup.
8. Setz Aufbewahrungs- und Prüftermine, stimm sie auf Lizenzlaufzeiten und die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten für kaufmännische Unterlagen ab und benenne die zuständige Person.

Typische Stolperstellen

Was in der Praxis am häufigsten schiefgeht:

• Eine Projektdatei ohne ihr Material archivieren — sie öffnet Jahre später als Timeline aus fehlenden Clips
• Eine Kopie in einem Gebäude: Ein Wasserschaden, ein Diebstahl oder eine defekte Platte beendet die gesamte Geschichte einer Produktion
• Keine Readme und kein Benennungsstandard: Das Material existiert, aber navigieren könnte es nur eine ehemalige Kollegin
• Nie einen Rückspieltest machen — so fällt ein defektes Archiv genau an dem Tag auf, an dem es gebraucht wird

Mit TillyGen

TillyGen hält Szenen, Shots und Drehtage verbunden — das Archiv erbt damit eine Struktur, die erklärt, was das Material ist, statt eines Ordnerbaums, dessen Logik mit der Person gegangen ist, die ihn angelegt hat.

Ändert sich eine Randbedingung, wandern die Folgen durch den ganzen Plan: betroffene Einstellungen werden markiert, die Disposition wird neu erzeugt, und niemand arbeitet weiter mit einer Fassung von gestern.