Catering-Plan-Vorlage

Worum es geht

Nichts leert ein Set schneller als Essen, das ankommt, während der Oberbeleuchter noch aufbaut — oder zwanzig Portionen für achtundzwanzig Personen, weil die Komparserie als Gäste gezählt wurde. Der Plan hält zwei Zahlen gegen einen beweglichen Tag stabil: wie viele Mäuler und ab welcher Minute sie wirklich aufhören können. Beide Zahlen kommen von woanders — die Kopfzahl aus Stabliste plus Cast, Komparserie und Besuch, die Zeiten aus den Drehblöcken, die die Aufnahmeleitung verteidigt. Ein Catering-Plan ist deshalb vor allem sauberes Lesen anderer Dokumente plus ein verbindlicher Bestellschluss, bevor der Lieferant einkauft.

Die Vorlage ist der Ausgangspunkt, nicht das Ziel: Sobald sie zweimal von Hand ausgefüllt wurde, lohnt sich die Frage, ob das Dokument nicht aus dem Plan entstehen sollte.

Was hier anders läuft

Konkret heißt das in der Planung:

• Kopfzahl je Drehtag, aufgeteilt in Crew, Cast, Komparserie, Kunde und Besuch — nur die erste Gruppe bleibt über den ganzen Dreh stabil
• Pausenfenster an den Drehblöcken ausgerichtet statt an der Uhr, gelegt an das Ende eines Setups und nicht mitten ins Umleuchten
• Eine Allergie- und Ernährungsliste mit Namen, bei der Buchung erhoben und nicht per Handzeichen am ersten Drehtag im Produktionsbüro
• Dauerversorgung über den Tag: Wasser, Heißgetränke, Obst und etwas Salziges, mit einer Person, die fürs Nachfüllen zuständig ist
• Die Ausgabelogistik je Motiv: wo die Tische stehen, Strom- und Wasserzugang, Müllentsorgung und Wetterschutz

Schritt für Schritt

In dieser Reihenfolge geht es am schnellsten:

1. Zieh die Tageskopfzahl aus dem Drehplan: Crew des Tages plus gerufener Cast, gebuchte Komparserie und anwesende Kunden oder Agentur.
2. Stimm die Pausenfenster mit der Aufnahmeleitung an den Drehblöcken ab und notiere, welches Setup vor Pausenbeginn fertig sein muss.
3. Erheb Ernährungsanforderungen schon bei der Buchung, führ sie in einer Liste mit Namen und trag diese Liste in jeden Drehtag mit.
4. Brief den Lieferanten mit Menge, Anlieferzeit, exakter Adresse, Zufahrt und Stellplatz zum Ausladen — und nenn die Person am Motiv, die ihn einweist.
5. Setz einen Bestellschluss — den Punkt, ab dem eine Änderung Geld kostet — und teil ihn den Gewerken schriftlich mit.
6. Organisier die Ausgabe: Tische, Schatten oder Überdachung, Handwaschmöglichkeit, Mülltrennung und wer die Fläche vor dem nächsten Setup räumt.
7. Bestätige die Mengen am Vortag gegen die aktuelle Dispo — die Komparserie-Zahl ist die, die sich immer noch verschoben hat.

Typische Stolperstellen

Was in der Praxis am häufigsten schiefgeht:

• Nur die Crew zählen und Komparserie, Fahrer, Motivgeber und die zwei Personen vom Kunden vergessen, die vielleicht vorbeischauen
• Ernährungsinfos im Chatverlauf — das vegane Essen existiert dann an drei von neun Drehtagen
• Eine Pause nach Uhrzeit mitten ins Umleuchten gelegt: Das killt entweder den Appetit oder das Setup

Mit TillyGen

Weil TillyGen ohnehin weiß, wer an welchem Tag gerufen ist und wo die Setups enden, leitet es Kopfzahl und realistische Pausenfenster je Drehtag ab, statt dich neu zählen zu lassen.

Ändert sich eine Randbedingung, wandern die Folgen durch den ganzen Plan: betroffene Einstellungen werden markiert, die Disposition wird neu erzeugt, und niemand arbeitet weiter mit einer Fassung von gestern.