Crew-Buchungsbestätigung-Vorlage

Worum es geht

Die meisten Crew-Abmachungen entstehen mündlich und bleiben es, bis die Rechnung kommt — genau dort beginnt der Streit. Die Bestätigung, oft Deal Memo genannt, friert die vier Punkte ein, an die sich beide Seiten verlässlich unterschiedlich erinnern: was die Gage abdeckt, wie viele Stunden ein Drehtag hat, was ab Stunde elf gilt und wer zahlt, wenn der Dreh verschoben wird. Kürze ist Absicht. Eine Seite, die binnen eines Tages unterschrieben zurückkommt, ist mehr wert als ein Vertrag, der bis zur Drehwoche ungelesen liegt — sie nimmt dir ein Planungsrisiko, kein juristisches.

Die Vorlage ist der Ausgangspunkt, nicht das Ziel: Sobald sie zweimal von Hand ausgefüllt wurde, lohnt sich die Frage, ob das Dokument nicht aus dem Plan entstehen sollte.

Was hier anders läuft

Konkret heißt das in der Planung:

• Funktion, Name und jeder gebuchte Tag als konkretes Datum — Vorbereitung, Reise und Standby getrennt von vollen Drehtagen, nie als Zeitraum
• Die Gage mit Einheit und der tatsächlichen Stundenzahl eines Drehtags, dazu der Punkt, ab dem Überstunden gelten, und ihr Zuschlagssatz
• Absagebedingungen als Staffel mit Daten: was die Produktion eine Woche vorher schuldet und was am Abend davor
• Kit, Fahrzeug und Verbrauchsmaterial als eigene Positionen mit eigenen Beträgen, aus der Gage herausgehalten — schon aus buchhalterischen Gründen
• Ein Verweissatz, dass Credit, Materialrechte und Nutzung dem Hauptvertrag folgen und nicht dieser Seite

Schritt für Schritt

In dieser Reihenfolge geht es am schnellsten:

1. Kläre die Verfügbarkeit telefonisch und schick die schriftliche Fassung noch am selben Tag — die Erinnerung an das Vereinbarte verfällt schneller als geplant.
2. Trag jeden gebuchten Tag als datierte Zeile ein und kennzeichne seinen Typ, damit ein Reisetag später nicht stillschweigend als Drehtag abgerechnet wird.
3. Nenn Gage, abgedeckte Stunden und Überstundenregel in einem Block, mit ausgeschriebenem Zuschlag statt Branchenüblichkeit als Annahme.
4. Ergänze die Absagestaffel mit echten Daten und lege fest, wer informiert werden muss und über welchen Kanal eine Absage als zugegangen gilt.
5. Führ Kit- und Fahrzeugmiete als eigene Zeilen mit eigenen Tagessätzen und notiere, wer sie während der Buchung versichert.
6. Verschick sie als unterschreibbare Datei, setz ein Rückgabedatum und leg die gegengezeichnete Fassung direkt neben die Stabliste.
7. Verschieben sich Tage, erstell eine neu nummerierte Version, statt die alte im Mailverlauf zu korrigieren.

Typische Stolperstellen

Was in der Praxis am häufigsten schiefgeht:

• Telefonisch buchen und drei Wochen später bestätigen — bis dahin hat die freie Person für zwei dieser Tage einen zweiten Job angenommen
• Ein Tagessatz ohne Stundendefinition: Die Diskussion nach Drehschluss dreht sich dann um Annahmen statt um Geschriebenes
• Kit-Miete in die Gage eingerechnet, was aus einer sauberen Freelance-Rechnung Monate später eine Korrekturbuchung macht

Mit TillyGen

TillyGen weiß aus dem Drehplan, welche Funktion an welchem Tag wirklich gebraucht wird, und erzeugt die Bestätigung pro Person mit echten Daten — verschiebt sich der Plan, siehst du sofort, wessen Tage sich ändern.

Ändert sich eine Randbedingung, wandern die Folgen durch den ganzen Plan: betroffene Einstellungen werden markiert, die Disposition wird neu erzeugt, und niemand arbeitet weiter mit einer Fassung von gestern.