Reiseplan-Vorlage

Worum es geht

Reisen sind die Stelle, an der eine Produktion Zeit verliert, die nie kalkuliert wurde. Die Bühne fährt um 4 Uhr mit dem Lkw los, die Bildgestaltung fliegt mittags ein, die Hauptrolle kommt am Vorabend mit Fahrer — drei Dokumente an Information, die an einem Ort stehen müssen, sortiert nach Person. Der Reiseplan trägt außerdem die Ruhezeit: elf Stunden zwischen Drehschluss und nächstem Call, mit der Fahrt ins Hotel darin, nicht als Freizeit daneben. Wer das auf dem Papier falsch legt, plant den Verzug des Folgetags schon ein.

Die Vorlage ist der Ausgangspunkt, nicht das Ziel: Sobald sie zweimal von Hand ausgefüllt wurde, lohnt sich die Frage, ob das Dokument nicht aus dem Plan entstehen sollte.

Was hier anders läuft

Die Punkte, an denen sich das von anderen Fällen unterscheidet:

• Eine Zeile je Person und Etappe — Lkw, Flug und Cast-Abholung sind drei verschiedene Bewegungen, die nur das Ziel teilen
• Abfahrt und Ankunft mit Buchungsnummer, Sitzplatz oder Wagen, dazu der Transfer, der eine Etappe mit der nächsten verbindet
• Unterkunft mit Straßenadresse, Check-in-Fenster, Zimmerverteilung und der Telefonnummer der Rezeption statt eines Portal-Links
• Fahrzeuge vor Ort: welcher Wagen, wer fährt, wo er nachts steht und wie das Equipment zwischen Hotel und Motiv bewegt wird
• Eine Ruhezeit-Zeile je Person, die Drehschluss, Fahrzeit und nächsten Call zusammen zeigt — damit die elf Stunden sichtbar sind statt unterstellt

Schritt für Schritt

In dieser Reihenfolge geht es am schnellsten:

1. Zieh zuerst die Motivwechsel aus dem Drehplan: Jeder Orts- oder Länderwechsel ist ein Reiseblock, der als eigener Tag behandelt werden muss.
2. Listet auf, wer vor dem ersten Call eines Blocks wo sein muss, und rechne dann rückwärts über Transfer, Hauptetappe und Abfahrt.
3. Buch die Materialbewegung getrennt von der Personenbewegung und gib dem Lkw eigene Zeiten, ein Ladefenster und Fahrerpausen.
4. Trag die Unterkunft mit vorab abgestimmter Zimmerverteilung ein — um 23 Uhr in der Lobby zu klären, wer sich ein Zimmer teilt, kostet Wohlwollen, das du noch brauchst.
5. Ergänze Fahrzeuge vor Ort mit namentlichen Fahrern und markiere, welcher Wagen Kit transportiert, damit niemand einen Kamerakoffer in einen Kleinwagen plant.
6. Prüf jede Person gegen die Ruhezeit, Fahrzeit eingerechnet, und verschieb lieber eine Call-Time, als auf eine kurze Strecke zu hoffen.
7. Verteil ihn zusammen mit der Dispo und schick bei Änderungen den ganzen Reiseplan neu, keine Korrekturnachricht.

Typische Stolperstellen

Was in der Praxis am häufigsten schiefgeht:

• Ein Gruppen-Reiseplan, der die drei Personen versteckt, deren Tag vier Stunden früher beginnt
• Ruhezeit von Drehschluss bis Call gerechnet, ohne Fahrt — aus elf Stunden auf dem Papier werden acht im Bett
• Buchungsnummern im Postfach einer Person statt im Dokument: Ein verspäteter Flug wird dann zur Telefonjagd am Gate
• Keine eigene Planung für die Materialetappe — der Lkw steht an einer Laderampe, die schließt, bevor die Crew da ist

Mit TillyGen

TillyGen liest die Motivwechsel direkt aus dem Drehplan und leitet daraus ab, wer wann reisen muss — der Reiseplan ändert sich mit dem Plan, statt nach jeder Verschiebung neu gebaut zu werden.

Ändert sich eine Randbedingung, wandern die Folgen durch den ganzen Plan: betroffene Einstellungen werden markiert, die Disposition wird neu erzeugt, und niemand arbeitet weiter mit einer Fassung von gestern.