Stablisten-Vorlage

Worum es geht

Die Stabliste ist langweilig, bis sie das wichtigste Dokument des Morgens ist. Ihre Struktur folgt dem Organigramm: Gewerke in fester Reihenfolge, Rolle vor Name, Mobilnummer, E-Mail, wo relevant Anreisetag und Unterkunft. Sie lebt als eine gepflegte Datei mit Versionsdatum, denn Umbesetzungen passieren — der Oberbeleuchter aus der ersten Buchungsrunde ist nicht immer der, der kommt. Und weil sie ein Verzeichnis persönlicher Daten ist, ist der Versand eine Entscheidung: wer sie bekommt, in welcher Form, und was aus der breiten Version entfernt wird.

Die Vorlage ist der Ausgangspunkt, nicht das Ziel: Sobald sie zweimal von Hand ausgefüllt wurde, lohnt sich die Frage, ob das Dokument nicht aus dem Plan entstehen sollte.

Was hier anders läuft

Die Punkte, an denen sich das von anderen Fällen unterscheidet:

• Gewerke in fester Reihenfolge, Rolle vor Name, denn in Eile suchst du den Oberbeleuchter, nicht einen Vornamen
• Mobilnummern per echter Testnachricht verifiziert, denn ein Zahlendreher macht die ganze Zeile dekorativ
• Anreise- und Unterkunftsspalten für reisende Crew, die zugleich als Checkliste für Pickups und Hotelbuchungen dienen
• Ein Versionsdatum im Kopf und eine benannte pflegende Person, damit Umbesetzungen in der Liste landen, bevor sie am Set landen

Schritt für Schritt

In dieser Reihenfolge geht es am schnellsten:

1. Bau das Gerüst aus dem Stabplan, sobald Schlüsselpositionen gebucht sind, und füll Zeilen, wie Bestätigungen eintreffen.
2. Sammle Daten über einen Kanal mit kurzem Formular — Rolle, Name, Mobil, E-Mail, Essenshinweise fürs Catering — statt Signaturen aus Mails zusammenzusuchen.
3. Verifiziere die Nummern einmal per Nachricht und markiere geprüfte Zeilen, damit Lücken sichtbar bleiben.
4. Entscheide die Verteilstufen: volle Liste für die Produktion, eine reduzierte Version für die breite Crew, Essensdetails nur ans Catering.
5. Veröffentliche mit Versionsdatum, aktualisiere bei jeder Umbesetzung und verschicke neu mit hervorgehobener Änderung.
6. Lösche oder archiviere die Liste nach dem Dreh gemäß deiner Aufbewahrungspraxis — sie ist ein Personenverzeichnis, kein Souvenir.

Typische Stolperstellen

Was in der Praxis am häufigsten schiefgeht:

• Eine veraltete Liste nach Umbesetzungen, sodass der Morgenanruf die Person erreicht, die abgesagt wurde
• Die volle Liste an alle verteilen und private Nummern breiter streuen, als irgendjemand zugestimmt hat
• Nummern nie getestet — und als falsch entlarvt in genau dem Moment, in dem sie gebraucht wurden

Mit TillyGen

Die Dispo in TillyGen benennt bereits, wer an welchem Tag arbeitet — Stabliste und Call Sheet schöpfen damit aus denselben Teamdaten, statt auseinanderzudriften.

Ändert sich eine Randbedingung, wandern die Folgen durch den ganzen Plan: betroffene Einstellungen werden markiert, die Disposition wird neu erzeugt, und niemand arbeitet weiter mit einer Fassung von gestern.